Privacyverklaring

Deze specifieke informatie moet worden gelezen in aanvulling op en in samenhang met de algemene informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Amsterdam en het stedelijk beleidskader privacy en gegevensbescherming.

1. Algemeen

De gemeente Amsterdam verwerkt persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. In het document met algemene informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Amsterdam zijn de uitgangspunten beschreven omtrent de verwerking van persoonsgegevens door de gemeente en is informatie te vinden over hoe je jouw rechten kunt uitoefenen. In dit document geven we nadere informatie over de doelen en grondslagen, evenals andere relevante informatie over de verwerkingen ten aanzien van externe sollicitaties.

Vanwege nieuwe wetgeving of andere ontwikkelingen, past de gemeente regelmatig haar processen aan. Dit kunnen ook wijzigingen inhouden betreffende het verwerken van persoonsgegevens. Het is daarom raadzaam om regelmatig de documenten met algemene en specifieke informatie over het verwerken van persoonsgegevens door de gemeente Amsterdam te raadplegen. Aan het einde van dit document staat aangegeven wanneer deze voor het laatst is aangepast.

De gemeente Amsterdam houdt zich aan de NVP Sollicitatiecode. Dit is een gedragscode die basisregels bevat bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. Het doel van de code is een norm te bieden voor een transparante en eerlijke selectieprocedure. De NVP Sollicitatiecode is te raadplegen via https://www.nvp-hrnetwerk.nl/sollicitatiecode/

2. De verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn elk verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de wet, voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn de Burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders (college van B&W) en de Gemeenteraad. Voor de verwerkingen van sollicitaties is de verwerkingsverantwoordelijke het college van B&W. De directeur van de directie Personeel & Organisatie is namens het college van B&W verwerkingsverantwoordelijke.

3. Verwerken van persoonsgegevens

Doel

De gemeente verwerkt/gebruikt jouw persoonsgegevens voor de sollicitatieprocedure. Hierbij gaat het in eerste instantie om het toetsen of je geschikt bent voor de functie. Is er sprake van een voornemen om jou aan te nemen, dan verwerkt de gemeente jouw persoonsgegevens ter voorbereiding op de indiensttreding.

Grondslag

De gemeente verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

  • Gerechtvaardigd belang. De gemeente heeft als toekomstig werkgever een gerechtvaardigd belang om de persoonsgegevens te gebruiken om een geschikte kandidaat te vinden voor de betreffende functie en (indien van toepassing) ter voorbereiding op de indiensttreding (ten behoeve van het arbeidsvoorwaardengesprek en het opstellen van de arbeidsovereenkomst).
  • Uitvoering wettelijke taak. De gemeente gebruikt de persoonsgegevens om haar wettelijke taken en plichten goed uit te kunnen voeren.
  • Toestemming. In sommige gevallen gebruikt de gemeente de persoonsgegevens op basis van jouw toestemming.

Als je bij de gemeente solliciteert, hoef je geen strafrechtelijke of bijzondere persoonsgegevens te verstrekken. Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over iemands gezondheid, ras, godsdienst of seksuele leven. Neem deze gegevens dan ook niet op in jouw curriculum vitae (cv) of motivatiebrief. Je bent ook niet verplicht om een foto mee te sturen in jouw cv. Zodra je deze gegevens wel opneemt in jouw cv of motivatiebrief geef je, door te solliciteren, toestemming aan de gemeente voor de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens.

Categorieën persoonsgegevens

De gemeente verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • Persoonsgegevens die je invoert als je solliciteert via de vacaturesite ‘Werken bij Amsterdam’. Hierbij gaat het om voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, jouw curriculum vitae en sollicitatiebrief.
  • Persoonsgegevens die worden verwerkt tijdens of na het sollicitatiegesprek. Denk hierbij aan gegevens die je zelf verstrekt tijdens het gesprek en aantekeningen die door leden van de selectiecommissie worden gemaakt.
  • Screeningsinformatie. Denk hierbij aan controle van diploma’s en getuigschriften, contact opnemen met referenten en een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). In enkele gevallen gaat het om gegevens met betrekking tot een assessment, capaciteitentest, medische keuring (aanstellingskeuring) of psychologisch onderzoek. In deze enkele gevallen zal de gemeente jou informeren over de precieze procedure en jou om toestemming vragen om de persoonsgegevens te verwerken. De gemeente doet geen onderzoek naar sollicitanten op sociale media, tenzij dit staat vermeld in de vacaturetekst en de gemeente hiervoor een goede reden heeft.
  • Gegevens ten behoeve van het arbeidsvoorwaardengesprek en het opstellen van de arbeidsovereenkomst, zoals burgerservicenummer (BSN), kopie bankpas, kopie identiteitsbewijs en loonbelastingverklaring.
  • Bijzondere persoonsgegevens als je deze zelf hebt verstrekt (zoals omschreven onder het kopje Grondslag/Toestemming).  
  • Persoonsgegevens die je in het kader van een sollicitatie bij de gemeente hebt gedeeld met uitzendbureaus waarmee de gemeente een raamcontract heeft, zoals Olympia, Manpower, Unique, PDZ en EMC. Voor meer informatie over welke persoonsgegevens door deze partijen worden verwerkt (en op welke wijze), wordt verwezen naar de eigen privacyverklaringen van deze uitzendbureaus.
  • Persoonsgegevens die je via het platform ‘Externe Inzet Gemeente Amsterdam’ met de gemeente hebt gedeeld. Hierbij gaat het om organisatienaam, adresgegevens organisatie, KvK-nummer, taal en of er sprake is van een aanbiedende organisatie/leverancier of inkopende organisatie/aanbestedende dienst.
Toegang

De toegang tot jouw persoonsgegevens in het kader van de sollicitatieprocedure is beperkt tot medewerkers die betrokken zijn bij deze procedure.

Uitwisseling van persoonsgegevens

De gemeente Amsterdam wisselt persoonsgegevens uit met leveranciers die namens en ten behoeve van de gemeente persoonsgegevens verwerkt in het kader van sollicitaties. Met deze leveranciers is een verwerkersovereenkomst afgesloten. Denk hierbij aan de leverancier van de  Werving & Selectie applicatie waarvan de gemeente gebruik maakt (Omnimap).

Doorgifte

De persoonsgegevens zullen niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt, tenzij voorafgaand aan doorgifte adequate beveiligings- en privacymaatregelen zijn getroffen.

Profielen en automatische besluitvorming

Op de vacaturesite Werken bij Amsterdam kun je een profiel aanmaken. Met dit account kun je jouw gegevens van een eerdere sollicitatie bij de gemeente Amsterdam bewaren en hergebruiken. Ook kun je je inschrijven voor een job alert.

De gemeente neemt geen automatische beslissingen die betrekking hebben op sollicitanten.

Bewaartermijnen

De gemeente bewaart persoonsgegevens voor zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is bepaald in de Archiefwet. Dit betekent dat wanneer je niet wordt aangenomen bij de gemeente jouw persoonsgegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. Als je toestemming geeft om jouw gegevens langer te bewaren, dan worden deze uiterlijk 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderd.

4. Contact

De gemeente heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). Dat is een interne toezichthouder en adviseur voor de bescherming van persoonsgegevens. Mocht je nog vragen hebben in het kader van privacy of gegevensbescherming, neem dan contact op met de Functionaris voor de Gegevensbescherming van de gemeente Amsterdam, via Functionaris.Gegevensbescherming@amsterdam.nl

5. Jouw rechten uitoefenen en klachten

Op grond van de privacywetgeving heb je bepaalde rechten. Denk hierbij aan het recht om jouw eigen persoonsgegevens in te zien, te verbeteren, aan te vullen, te laten verwijderen en het gebruik hiervan te laten beperken. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming om de persoonsgegevens te verwerken in te trekken en bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook kun je een klacht indienen over het handelen van een medewerker van de gemeente Amsterdam.

Meer informatie over het uitoefenen van deze rechten en het indienen van een klacht, kun je vinden in de algemene privacyverklaring.

6. Wijzigingen

Dit privacybeleid is vastgesteld op 9 juni 2022.