Bestuurssecretaresse

• Beheren van de complexe agenda van de wethouder(s) en flexibel in- en uitplannen van afspraken die dagelijks kunnen verschuiven of veranderen;
• Accuraat beheren van de mailbox van de bestuurder(s): lezen, doorzetten, monitoren en beantwoorden van uitnodigingen en berichten;
• Voorbereiden van vergaderingen: doorgeven van data waarop directies overleggen kunnen inplannen, monitoren of stukken en of opstapformulieren door diensten zijn aangeleverd;
• Deelnemen aan de kleine stafvergadering en doen van voorstellen voor het agendabeheer in relatie tot prioritering, uitnodigingen, logistieke en facilitaire zaken;
• Proactief en zorgvuldig samenwerken met alle betrokkenen: gericht werken in de complexe omgeving van het bestuurssecretariaat. Hier spelen organisatorische, maatschappelijke en politieke (omgeving) factoren een duidelijke rol;
• Doen van verbetervoorstellen voor bestaande (werk)processen en actief bijdragen aan vernieuwingen en innovaties.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Team bestuurlijke- en ambtelijke ondersteuning
Is onderdeel van de directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) en valt in de afdeling Staf Gemeentelijk Management Team/Gemeentesecretaris (GMT/GS). Deze directie bestaat naast genoemde afdeling uit de afdelingen Bestuursadvisering, Kabinet Burgemeester, Strategie en Public Affairs en Bestuurlijke Projecten (Ca. 140 fte). De directie BMA adviseert en ondersteunt het college, het GMT en organisatieonderdelen/stadsdelen, over samenhang, consistenties kwaliteit in beleid, besluitvorming en uitvoering. Zij verzorgt de bestuurlijke en strategische advisering voor de besluitvorming van het college van Burgemeester en wethouders. BMA hanteert de drie basisprincipes van "samen voor Amsterdam": opgavegericht, wendbaar en met vertrouwen als leidraad voor haar professionele ontwikkeling. Team bestuurlijke- en ambtelijke ondersteuning uit twee teams: ondersteuning bestuur en ondersteuning ambtelijke leiding.

Voor deze functie wethouderssecretaresse beschik je over:

• Recente werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Uitstekende kennis van MS Office, IBabs en digitaal vergaderen (Ms Teams);
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.

Aan competenties breng je mee:

• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie;
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team;
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving;
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Als wethouderssecretaresse kom je ons 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris van € 3.167,- tot € 4.537,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd indien je op dit moment nog geen, of een tijdelijke,  arbeidsovereenkomst hebt bij Gemeente Amsterdam.
• Indien je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij Gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je eerst aangenomen op basis van tijdelijke inzet waarna een overplaatsing volgt bij goed functioneren.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer, tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt en/of een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele telefoon en een laptop in bruikleen.
• Een kantoorlocatie in het centrum van Amsterdam, met uitzicht op de grachten.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk donderdag 28 september 2023 via de ‘direct solliciteren’ button.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit 4 selectierondes waarvan de laatste een gesprek is met de wethouder(s).
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De selectieprocedure bestaat uit een cv/brief ronde en drie gespreksrondes.
• De gesprekken vinden fysiek plaats in de week van 2 oktober, op onze kantoorlocatie aan de Amstel 1 te Amsterdam.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.

#LI-POST