Managementondersteuner

• Je bereidt de correspondentie voor en bent verantwoordelijk voor agenda en e-mail beheer in prioritering en afhandeling (voor zowel individuele als complexe afspraken), je beheert diversen mailboxen. Daarbij plan en organiseer je kleine en grote overleggen en bijeenkomsten; 
• je notuleert (bestuurlijke-, directie-, management- en afdeling overleggen), stelt overzichten op en actualiseert deze. 
• je verricht aanvullende werkzaamheden voor de diverse teams in opdracht van de teammanager; 
• je vraagt autorisaties en facilitaire aangelegenheden aan en registreert gegevens in systemen/ applicaties en verzorgt documentregistratie. Je bereid voor, beheert en distribueert informatie. 
• je ondersteunt projecten, bereid planning voor en bewaakt de voortgang voor actie- en reactietermijnen.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het Team Secretariële Ondersteuning (TSO) is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de teamleiders en afdelingshoofden binnen Ruimte en Duurzaamheid. Je bent onderdeel van het TSO en maakt deel uit van de vervangingspool met de andere ondersteuners. In deze functie ondersteun je de teamleiders van de afdeling Strategie. In de praktijk werk je vooral vanuit team Stad en heb je korte lijnen met de andere ondersteuners. De afdeling bestaat uit zo’n 85 professionals verdeeld over vier teams, die gezamenlijk werken aan onderzoek, (strategische) visie- en beleidsvorming, programmering, afstemming en overleg op het gebied van de duurzame ruimtelijke ontwikkeling van Amsterdam en omgeving op middellange en lange termijn. Team Stad draagt zorg voor, en bij aan het ruimtelijke beleid voor de stad.

Voor deze functie Management ondersteuner beschik je over:

• minimaal mbo werk- en denkniveau;
• ervaring in een soortgelijke functie;
• communicatieve vaardigheden in woord én geschrift;
• pro actief, sterk in plannen en organiseren;
• ervaring in gebruik Outlook, Word, Excel en Sharepoint (Microsoft 365);
• goede communicatieve en contactuele vaardigheden.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.

Als Management ondersteuner kom je ons 32 - 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris van € 2.878,- tot € 4.052,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.  
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer, tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt en/of een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we je sollicitatie graag uiterlijk 29 september 2023, via de ‘Direct solliciteren’ button.  
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure. 
• Wij ontvangen graag je cv en motivatiebrief, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure. 
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingsdatum en bestaat uit twee selectierondes.  
• Sluit je cv aan op de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek. 
• De gesprekken vinden op locatie plaats.    
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).  

  Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling. #LI-POST