Senior managementondersteuner directeur Bestuurs- en managementadvisering

• Actief complex agendabeheer en beantwoording van mail correspondentie met betrekking tot het maken van afspraken.
• Zorgen voor de tijdige aanwezigheid van alle digitale stukken ten behoeve van uiteenlopende overlegvormen en besprekingen.
• Samenstellen van digitale vergadermappen en regelen van de follow-up van overleggen.
• Het bewaken van de voortgang van afhandeling van de door de directeur gedane toezeggingen en het indien nodig bewaken en rappelleren van gestelde termijnen en afspraken.
• Signaleren van onregelmatigheden in werkprocessen en doen van verbetervoorstellen.
• Vervanging van collega ondersteuners bij afwezigheid in het team ondersteuning bestuur en ambtelijke leiding.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie Bestuurs- en Managementadvisering (BMA) bestaat uit de afdelingen Bestuursadvisering, Staf GMT/GS en het team bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning, Public Affairs , Kabinet Burgemeester en het Stedelijke Strategie team. De collega’s van BMA adviseren vanuit bestuurlijk perspectief van het college, de gemeentesecretaris en stedelijk directeuren en directies, over de verschillende beleidsterreinen van de gemeente. De komende periode is de veranderopgave om meer integraal, ontwikkelingsgericht, vanuit het geheel en vanuit de opgaven voor de stad te werken en adviseren.

Voor de functie senior managementondersteuner directeur Bestuurs- en managementadvisering beschik je over:

• Minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner in een organisatie met formele bestuurlijke lagen, zoals een overheidsinstantie, zorginstelling of non-profitorganisatie, waarbij je een manager ondersteunde die betrokken was bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Kennis van en ervaring met Microsoft 365, en je kunt vlot met (nieuwe) digitale systemen werken.

Aan competenties breng je mee:

• Anticiperen: je signaleert tijdig of er knelpunten of problemen gaan ontstaan in de werkprocessen van zichzelf en van het team en zorgt vakkundig voor oplossingen. Je hebt scherpe aandacht voor details en lost problemen ad hoc op als deze zich voor doen. Je houd ervan op onvoorziene situaties snel en praktisch op te lossen, zodat iedereen weer verder kan of er geen last van heeft gehad.
• Flexibel: je kunt effectief om te gaan met veranderende omstandigheden en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten. Daarnaast ben je flexibel bereikbaar, zodat je altijd kunt inspelen op de behoeften van de directeur en organisatie.
• Communicatieve vaardigheden: je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal, aangezien dit de voertaal voor de functie is. Je zorgt voor zorgvuldige opvolging van de communicatie en bent altijd goed bereikbaar.
• Samenwerken: je haalt voldoening uit het creëren van een prettige sfeer en werkomgeving. Je wil graag dat iedereen zich welkom voelt: collega’s, gasten en andere bezoekers. Daarom bouw je een goede relatie met anderen op en sta je voor hen klaar. Je fungeert op deze manier als visitekaartje voor directeur BMA, collega’s en gasten.
• Omgevingsbewustzijn: je bent goed geïnformeerd over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere factoren die van invloed zijn op je werk.
• Plannen: je plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.

Als senior managementondersteuner directeur Bestuurs- en managementadvisering kom je ons 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.359,- en € 4.811,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 12 maanden, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd indien je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij Gemeente Amsterdam.
• Indien je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de Gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele telefoon en werklaptop.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we je sollicitatie graag uiterlijk 17 november, via de ‘Direct Solliciteren’ button.

• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Sluiten je cv en motivatie aan op de functie dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• Het selectieproces bestaat uit twee rondes sollicitatiegesprekken. De gesprekken vinden bij voorkeur plaats op onze kantoorlocatie aan de Amstel 1 te Amsterdam. De eerste ronde gesprekken vinden plaats op 21 en 22 november. De tweede ronde gesprekken vinden plaats op 26 november.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).