Adviseur Procesbeheer

• Coördinator tijdschrijven: Je bent verantwoordelijk voor een sluitende urenadministratie in TimeTell, inclusief het verwerken van uren, het versturen van reminders en het leveren van prestatieoverzichten aan het management. 

• Analyseren en rapporteren: Je maakt analyses van adviesaanvragen, stelt rapportages op met data uit diverse bronnen en signaleert knelpunten, doorlooptijden en trends voor het management. 

• Coördinator financiële administratie: Offerte- en factuurafhandeling: Je zorgt voor administratieve afhandeling van offertes en facturen, controleert op juistheid en volledigheid  en bewaakt tijdige  verwerking. 

• Je verwerkt bestellingen in AFIS, bewaakt rechtmatigheid van inkoop, registreert prestatieverklaarders en controleert facturen op contractuele afspraken en kostenplaatsen. 

• Interne afstemming en communicatie: Je onderhoudt contact met opdrachtgevers, adviseurs en collega’s over offertes, uren, facturering en interne verrekeningen; fungeert als schakel tussen uitvoering en management. 

• Bedrijfsvoering en advies: Je biedt bedrijfskundige ondersteuning, bewaakt voortgang van beleid en processen, en vertaalt financiële adviezen naar operationele inzichten voor het management. 

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! 

Het Juridisch Bureau handelt bezwaren en beroepen af en geeft juridisch advies. Wij zijn een dynamische directie die het vertrouwen burger overheid, innovatie en juridische kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan. De medewerker bedrijfsvoering werkt bij de afdeling Staf en Innovatie. Dit is een bruisend, enthousiaste afdeling waarbinnen we de directie en het MT op diverse manieren ondersteunen. Je werkt intensief samen met onze adviseur Bedrijfsvoering. Jullie vormen samen een duo dat in belangrijke mate bijdraagt aan de professionalisering van onze dienstverlening, bedrijfsvoering en de uitvoering van onze visie. 

Voor deze functie Adviseur Procesbeheer beschik je over:

• Opleiding hbo bijvoorbeeld bedrijfskunde of een vergelijkbare studie 

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in het adviseren en ondersteunen van bedrijfsvoering en processen op het gebied van urenregistratie en financiële administratie 

• Je beschikt over kennis van administratieve en financiële processen en systemen. Zoals bijvoorbeeld  AFIS en tijdschrijfsysteem TimeTell. 

Aan competenties breng je mee:

• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoefte van de klant
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.
• Analytisch vermogen: Kan hoofd- en bijzaken onderscheiden, een vraagstelling in onderdelen uitsplitsen en logische verbanden leggen tussen de verschillende deelaspecten.
• Overtuigingskracht: Oefent, op basis van persoonlijke overwicht, invloed uit op mensen en situaties, gericht op acceptatie en het overwinnen van weerstanden. Communiceert ideeën duidelijke en stelling.

Als adviseur procesbeheer kom 32 tot 36 uren  per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.  

• Een brutomaandsalaris tussen €3.602,- en €5.313,- (schaal 10) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.   
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen. 
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen. 
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. 
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt. 
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt. 
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering. 

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregeling Gemeente Amsterdam (PGA).   

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we je sollicitatie graag uiterlijk 6 mei, via de ‘Direct solliciteren’ button.  

• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure. 

• De selectieprocedure bestaat uit een cv/brief ronde en een gespreksronde. We hebben een selectiecommissie van 3 personen samengesteld, bestaande uit de leidinggevende, een MT en een directe collega met wie je zult samenwerken. 

• Sluit je cv aan op de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek. 

• De gesprekken vinden plaats op de president Kennedylaan 923. 

• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).  

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.