Directie Managementassistent

• Je ondersteunt met plezier de directeur en/of afdelingshoofd(en) op organisatorisch en secretarieel gebied, in de breedste zin van het woord.
• Je regelt naadloos het complexe agendabeheer, waarbij je in staat bent om in te schatten wat wel en wat minder belangrijk is in de agenda en je communiceert daar helder over.
• Je verzorgt het e-mailbeheer vanuit de inbox van de directeur/afdelingshoofd.

• Je bent op de hoogte van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van je directeur en afdelingshoofd(en).
• Je organiseert overleggen, verstuurt uitnodigingen, meldt bezoekers aan, boekt catering en draagt bij aan een vlot facturatieproces voor de gedane bestellingen en reserveringen.
• Je ondersteunt projecten in afwezigheid van de projectondersteuner.
• Soms treedt je zelf als projectleider op bij projecten die betrekking hebben op ondersteuning van het management.

• Initieert procesverbeteringen en stelt nieuwe processen op voor werkzaamheden die betrekking hebben op het secretariaat.

• Je neemt een voortrekkersrol in, om samen met je collega's van het secretariaat een professionele dienstverlening aan te bieden en te zorgen voor continuïteit in de ondersteuning. Je onderhoudt daarbij contacten binnen en buiten de directie Dienstverlening op een professionele wijze.
• Je bent in staat om een stagiair te begeleiden en aan te sturen waar nodig.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Dienstverlening: de plek met expertise over het contact met alle Amsterdammers. Voor de inwoners, ondernemers en bezoekers van de stad zijn wij ‘het gezicht, de stem en het beeld’ van de gemeente. We beantwoorden vragen en leveren diensten en producten van de gemeente Amsterdam aan de burgers en ondernemers. We willen persoonlijke, eenvoudige en toegankelijke dienstverlening bieden aan álle Amsterdammers. Dit doen we via de balie, telefoon en online. We zijn verantwoordelijk voor 8 Stadsloketten, het Contact Center Amsterdam (14 020), het Actie Service Centrum, online formulieren op amsterdam.nl, webcare op social media en post. Dienstverlening bestaat uit de afdelingen Stadsloketten, Contact Center Amsterdam (CCA), Actie Service Centrum, Operations Support, Onderzoek & Ontwikkeling en Organisatie & (bestuurs)advies. We zijn onderdeel van het cluster Stadsdelen, Beheer en Dienstverlening. Het team secretariaat maakt onderdeel uit van de afdeling Bestuursadvies en Organisatie (B&O).

Voor deze functie Directie Managementassistent beschik je over:

• Mbo-4/mbo+ werk- en denkniveau;
• Minimaal 5+ jaar werkervaring in het ondersteunen van een directeur of een bestuurder of als management assistent;
• Aantoonbare ervaring of affiniteit met een gemeentelijke organisatie;
• Ruime kennis en ervaring van MS Office;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Je werkt accuraat en kunt goed plannen.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Als Directie Managementassistent kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.052,- tot € 4.297,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.

• Een mobiele telefoon en laptop.
• Een (elektrische) leenfiets waarmee je duurzaam en gezond tussen werklocaties reist.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 7 november via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit een cv/briefronde, 2 selectierondes (1 sollicitatiegesprek en 1 arbeidsvoorwaardelijk gesprek) en een referentiecheck.
• De gesprekken vinden plaats op onze kantoorlocatie aan de Amstel 1 te Amsterdam.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.