Directieondersteuner

• Beheren van de planning en agenda’s van de directeuren.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande (mail)correspondentie.
• Plannen en voorbereiden van gesprekken en vergaderingen en zorgen dat de juiste stukken verzameld worden.
• Zorgdragen voor de wekelijkse verslaglegging (notuleren) van directie- en team overleggen, en het opvolgen van de daaruit voortvloeiende acties in nauwe samenwerking met de directiesecretaris.
• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Allerlei administratieve taken, bijvoorbeeld digitale archivering of het maken van een PowerPointpresentatie.
• Waarnemen van de werkzaamheden en taken voor je directe collega bij afwezigheid en verlof.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het Projectmanagementbureau van de gemeente Amsterdam (6oo medewerkers) verzorgt het project-, programma- en procesmanagement in de stad. Dat doen we voor sociale en fysieke projecten en programma’s. Samen werken we eraan om Amsterdam nog beter en mooier te maken. Dat is een hele eer, en tegelijkertijd een opgave, want de uitdagingen zijn groot. De stad groeit en bloeit. Onze opdrachtgevers zijn: stad, stadsdelen, wijken, buurten en de regio. Je werkt vanuit de vaste locatie van het Projectmanagementbureau aan de Weesperstraat 432. Voor deze functie geldt een fysieke aanwezigheidsplicht en een gegarandeerde bezetting van het directiesecretariaat. In overleg met de unitmanager en het werkrooster is maximaal één thuiswerkdag bespreekbaar.

Voor de functie directieondersteuner beschik je over:

• Minimaal een afgeronde mbo niveau-4 diploma (managementondersteuner, directiesecretaresse of b.v. Schoevers).
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het niveau van directiesecretaresse of managementassistent of vergelijkbaar.
• Minimaal 3 jaar ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint).
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring met complex agendabeheer bij voorkeur in een soortgelijke organisatie.
• Aantoonbare ervaring met het goed organiseren van overleggen, bijeenkomsten en het oplossen van praktische problemen.
• Bewezen om te kunnen gaan met zeer vertrouwelijke en privacygevoelige informatie.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Je plant en organiseert afspraken, overleggen en werkzaamheden zó dat alles soepel verloopt. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat deadlines worden gehaald, ook als de agenda’s vol zijn.
• Omgevingsbewustzijn: Je weet wat er speelt binnen en buiten de organisatie. Je voelt aan welke informatie belangrijk is voor jouw leidinggevende of team en speelt hier proactief op in.
• Samenwerken: Je werkt prettig samen met collega’s, neemt initiatief om anderen te ondersteunen en draagt bij aan een positieve sfeer op de werkvloer. Je stemt af, vraagt door en houdt rekening met ieders rol en belang.
• Stressbestendig: Je blijft kalm en zorgvuldig, ook als het ineens druk wordt of als plannen wijzigen. Je behoudt het overzicht en schakelt flexibel mee zonder je kwaliteit te verliezen.
• Verantwoordelijkheid: Je weet wat er van je verwacht wordt, komt afspraken na en lost problemen zelfstandig op waar dat kan. Je bent aanspreekbaar op je werk en denkt mee in oplossingen als er iets misgaat.

Als directieondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.052,- tot € 4.297,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 10 augustus via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit maximaal 2 selectierondes.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden plaats in de week van 18 augustus.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.