Directieondersteuner

• Complex agenda en e-mailbeheer. Of het nu gaat om het oplossen van ad-hoc situaties of het plannen op lange termijn. Jij schakelt moeiteloos tussen dagelijkse uitdagingen en strategische voorbereiding.
• Ondersteuning bij financiële administratie (verwerking offertes, facturatie en declaraties), P&O-taken, ICT-aangelegenheden, en de organisatie van bijeenkomsten en directie brede events. Denk ook aan (meerdaagse) heidagen, borrels en lunches.
• Voorbereiding vergaderingen, digitaal notuleren en verslaglegging.
• Coördinatie van documenten en uitvragen van voorbereidende stukken voor vergaderingen en ondertekening van brieven en contracten.
• Dagelijkse activiteiten soepel laten verlopen met secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning.
• Proactief meedenken: jij ziet wat nodig is, nog voordat het gevraagd wordt.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Je komt te werken in team managementondersteuning van de directie Verkeer en Openbare Ruimte. Dit team bestaat uit ongeveer 25 managementondersteuners die werken voor de verschillende teams van deze directie.  De directie Verkeer en Openbare Ruimte zorgt voor de bereikbaarheid, veiligheid en kwaliteit van de openbare ruimte van Amsterdam. Amsterdam verandert en zal altijd blijven veranderen. En daarmee verandert ook het gebruik van de openbare ruimte en de manier waarop Amsterdammers en bezoekers van de stad zich door de stad bewegen. Waar lange tijd de nadruk lag op doorstroming en efficiëntie, zien Amsterdammers de openbare ruimte meer en meer als plek waar ze prettig kunnen verblijven en elkaar op een prettige manier kunnen ontmoeten. Om bij te dragen aan de stad van morgen in een wereld die ook continu in beweging is, zullen we ons als organisatie aan nieuwe werkelijkheden moeten aanpassen. Dat is iets van alle tijden en doen we doorlopend, maar het is goed om tussentijds, af en toe met elkaar te benoemen waar we staan, waar we heen willen en hoe we daar willen komen

• Een relevante afgeronde MBO-4 opleiding met HBO werk- en denkniveau

• Ervaring als directieondersteuner, personal assistent, office manager of andere vergelijkbare rol
• Ervaring met complexe agenda’s en het combineren van korte- en langetermijnplanning.
• Goede beheersing van MS Office, tools voor agendabeheer
• Ervaring met notuleren
• De bereidheid voornamelijk op kantoor te werken (Weesperplein 8).

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Analytisch vermogen: Kan hoofd- en bijzaken onderscheiden, een vraagstelling in onderdelen uitsplitsen en logische verbanden leggen tussen de verschillende deelaspecten.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.

Als Directieondersteuner kom je ons 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.359,- tot € 4.811,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 21 mei via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit 2 selectierondes.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.