Management ondersteuner

• Ondersteunen van directeur en afdelingshoofden bij organisatorische en secretariële werkzaamheden, zoals het voorbereiden van afspraken, verzamelen van stukken en bewaken van acties.
• Beheren van complexe agenda’s door prioriteiten te stellen, afspraken te plannen of te verplaatsen en hierover helder te communiceren met betrokkenen.
• Verzorgen van e-mailbeheer door berichten te filteren, af te handelen of door te zetten en te signaleren welke onderwerpen urgent zijn.
• Organiseren en faciliteren van overleggen door uitnodigingen te versturen, vergaderingen te plannen, bezoekers aan te melden en catering en faciliteiten te regelen.
• Ondersteunen en coördineren van projecten door werkzaamheden over te nemen bij afwezigheid van een projectondersteuner of zelf een voortrekkersrol te vervullen.
• Initiëren en verbeteren van secretariaatsprocessen door knelpunten te signaleren en nieuwe werkwijzen vast te leggen en te implementeren.

De werkzaamheden vragen om overzicht, discretie en flexibiliteit in een bestuurlijke omgeving waarin snel schakelen en ontzorgen centraal staan.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Je komt te werken bij de directie Dienstverlening, verantwoordelijk voor het contact en de dienstverlening aan alle Amsterdammers. Binnen deze directie maak je deel uit van het secretariaat van de afdeling Bestuursadvies en Organisatie. Het secretariaat ondersteunt het management bij de dagelijkse aansturing en zorgt voor een soepel verloop van bestuurlijke en organisatorische processen. Het team bestaat uit ervaren en betrokken collega’s die nauw samenwerken en elkaar ondersteunen. Er wordt gewerkt in een professionele en collegiale sfeer met korte lijnen. De werklocatie bevindt zich binnen de gemeente Amsterdam, met mogelijkheden voor hybride werken. Kenmerkend voor de afdeling is de combinatie van bestuurlijke nabijheid, dynamiek en een hoge mate van verantwoordelijkheid.

Voor deze functie Management ondersteuner beschik je over:

• Minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met complex agendabeheer op directie- of bestuursniveau.
• Minimaal 3 jaar werkervaring binnen of voor een gemeentelijke- of overheidsorganisatie.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.

Als Management ondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.206,- tot € 4.499,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele telefoon en werklaptop.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 1 april via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit 3 selectierondes, namelijk een cv/brief selectie, een sollicitatiegesprek en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• De gesprekken vinden fysiek plaats in de week van 13 april aan de Amstel 1 te Amsterdam.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.