Managementassistent Wonen

• Je beheert proactief de agenda van de directeur, zorgt voor rust in de agenda, houdt rekening met prioriteiten en zorgt voor een overzichtelijke en realistische planning van afspraken. 

• Je plant en organiseert overleggen en bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. 

• Je bereidt overleggen voor en zorgt ervoor dat de directeur goed voorbereid kan deelnemen aan de overleggen.  

• Je biedt ondersteuning bij de financiële administratie van de directie. 

• Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe contacten. 

• Je stemt de werkzaamheden binnen het directiesecretariaat af, coördineert deze en zorgt voor een overzichtelijke planning. 

• Je organiseert wekelijks een weekstart met het secretariaat, waarin de werkzaamheden worden afgestemd en overzicht wordt gehouden. 

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Directie Wonen is onderdeel van het Cluster Ruimte en Economie en heeft als doelstelling voldoende beschikbaarheid van betaalbare, goede en duurzame woningen, een rechtvaardige verdeling van de woningen en een rechtmatig gebruik van de woningen. Met die opdracht is de organisatie de laatste jaren volop in ontwikkeling. Met meer dan 250 collega’s werkt Wonen aan het helpen oplossen van de wooncrisis. Amsterdam is een populaire stad om te wonen, te recreëren en om te verblijven. Deze populariteit heeft gevolgen voor de vraag en aanbod aan woonruimte en voor de leefbaarheid. De roep de woningmarkt te reguleren groeit, de verduurzaming van de (bestaande) woningvoorraad is een van de bestuurlijke speerpunten en wij helpen meer kwetsbare bewoners met het zoeken naar passende woonruimte. 

De directie Wonen bestaat uit 4 afdelingen en in totaal 15 teams, je gaat werken bij het team bedrijfsvoering en werkt bij het directiesecretariaat nauw samen met 4 andere collega’s.

Voor deze functie Managementassistent Wonen beschik je over:

• Een MBO-4 diploma in de richting van managementassistent, officemanagement, secretariële ondersteuning of vergelijkbaar.
• Minimaal 8 jaar werkervaring als secretaresse, managementassistent of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Uitstekende vaardigheden in het werken met Microsoft Office en Microsoft Teams, aantoonbaar uit je cv.
• Aantoonbare ervaring met het coördineren van werkzaamheden, blijkend uit je cv (pre).

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.

Als Managementassistent Wonen kom je ons 32 - 36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.206,- tot € 4.499,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 11 januari via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie van maximaal één A4, waarin je uitlegt hoe jouw kennis en ervaring aansluiten op de functie-eisen zoals genoemd in deze vacature. Je motivatie wordt meegewogen in de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit maximaal twee gespreksrondes en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden fysiek plaats op onze kantoorlocatie Amstel 1 te Amsterdam.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.