Managementondersteuner

• Je plant complexe afspraken en zorgt ervoor dat benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn.
• Je stelt digitale vergadermappen samen en regelt de follow-up van overleggen.
• Je neemt administratieve taken uit handen om het wekelijkse managementoverleg optimaal te faciliteren.
• Je regelt facilitaire zaken, zoals catering, bloemen, kaartjes of cadeaubonnen voor speciale gelegenheden.
• Je organiseert bijeenkomsten of evenementen, zoals een teambuildingsdag of heidag, samen met je collega’s van het secretariaat.
• Je notuleert een overleg en/of neemt deel aan een werkgroepsessie binnen je afdeling.
• Je beantwoordt administratieve en facilitaire vragen van je teamcollega’s tijdens je aanwezigheid op kantoor.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Grond & Ontwikkeling heeft een nieuwe directeur en de functie van directieondersteuner is net vacant. Binnen het team Managementondersteuning is er behoefte aan versterking van het directiesecretariaat. Ook komt er een vacature voor een tweede directieondersteuner voor de adjunct-directeur(en).

De directie Grond & Ontwikkeling werkt aan een duurzame en vitale stad voor burgers en bedrijven. Wij voeren regie op gebieds- en vastgoedontwikkeling, beheren het erfpachtstelsel en realiseren projecten voor wonen, werken en voorzieningen. Met deze kerntaken spelen we strategisch in op marktontwikkelingen en beheren we het vereveningsfonds en erfpachtvermogen van de gemeente Amsterdam.

De afdeling Staf en Ondersteuning ondersteunt en adviseert de directie en het management van G&O. Hier werken ongeveer 60 medewerkers, verdeeld over drie teams: Project- en Managementondersteuning en de staf.

Voor deze functie Managementondersteuner beschik je over:

• Je hebt een mbo- of hbo-werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar ervaring als management- of projectondersteuner.
• Je hebt aantoonbare ervaring met agendabeheer, administratieve taken en het plannen en organiseren van complexe afspraken met zowel interne als externe partijen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, en communiceert professioneel, tactvol en servicegericht.
• Je hebt ervaring met MS Teams en Microsoft Office 365 en kunt hierin zelfstandig en efficiënt werken.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Flexibel gedrag: Het veranderen van gedragsstijl en/of invalshoek om een gesteld doel te bereiken.
• Aanpassingsvermogen: Zich bij veranderende omstandigheden (omgeving, werkwijzen of mensen) gemakkelijk aanpassen.
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.

Als Managementondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.052,- tot € 4.297,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 8 april via de ‘direct solliciteren’ button.

• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit maximaal twee sollicitatiegesprekken en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• De gesprekken vinden fysiek op onze kantoorlocatie aan het Weesperplein 8 te Amsterdam plaats.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.