Managementondersteuner bij Het Servicepunt

• Je beheert de agenda van de afdelingsmanager en het managementteam.
• Je weet prioriteiten aan te brengen in de mailbox van de afdelingsmanager.
• Je plant en organiseert diverse overleggen en bijeenkomsten.
• Je ondersteunt bij projecten en bereidt planningen voor.
• Je bewaakt de voortgang van de afgesproken acties en je stelt overzichten op.
• Je bent samen met de administratief medewerker verantwoordelijk voor alle werkzaamheden op het secretariaat van de afdeling HSP
• Je hebt contact met uitzendbureaus over allerlei soorten personeelszaken en helpt bij het werven van nieuwe medewerkers
• Je beheert de administratie m.b.t. alle medewerkers van Het Servicepunt
• Je maakt inkooporders aan en behandeld facturen in ons financiële systeem

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Het Facilitair Bureau is een onderdeel van het Cluster Bedrijfsvoering Eén van de doelstellingen van dit cluster is flexibele, efficiënte en kwalitatief hoogwaardige (concern)voorzieningen verlenen aan het primaire proces. Bundeling, standaardisatie en uniformering van werkwijzen zijn hierbij het uitgangspunt. Hospitality (gastvrijheid) en Excellente Uitvoering zijn belangrijke thema’s voor organisatie- en beleidsontwikkeling. Hier zetten dagelijks ruim 500 medewerkers zich met veel enthousiasme voor in. Met het oog op full service en speciale aandacht voor hospitality zorgt het Facilitair Bureau dat alle 19.000 medewerkers van de gemeente zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen werken.

Het Servicepunt
De ambitie voor Het Servicepunt is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening van het cluster Interne Dienstverlening. Het Servicepunt is binnen de directie Facilitair Bureau de nieuwe serviceorganisatie en is ingericht langs de drie kanalen waar medewerkers gebruik van kunnen maken: telefonie, online en balie. Voor de operationele ondersteuning zijn, langs de verschillende kanalen, team Balie en teams Telefonie en Online ingericht.

Om de dienstverlening te kunnen leveren en door te ontwikkelen is een aantal specifieke werkzaamheden nodig ter ondersteuning van de operatie en de te leveren dienstverlening. Deze werkzaamheden worden centraal binnen het team Innovatie, Kwaliteit & Ondersteuning (IKO) georganiseerd. Ook zorgt dit team, samen met de leidinggevenden uit de operatie, voor de coördinatie en samenwerking met de aangesloten directies. De functie van managementassistent maakt onderdeel uit van het team IKO.

Voor deze functie Managementondersteuner bij Het Servicepunt beschik je over:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als directiesecretaresse of managementassistent op een secretariaat.
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en verslaglegging van vergaderingen.
• Digitaal vaardig bent met een goede beheersing van MS-Office 365. Ook kun je je kantoorapplicaties en -systemen snel eigen maken.
• Affiniteit en ervaring met administratieve/financiële processen en werkzaamheden.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut.
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties.
• Resultaatgerichtheid: Concrete doelen als uitgangspunt nemen voor het eigen gedrag en hieraan vasthouden totdat het doel bereikt is.

Als Managementondersteuner bij Het Servicepunt kom je ons minimaal 36 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.171,- tot € 4.464,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt. 
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.  
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt. 
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 18 januari via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit één selectieronde.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden in de week van 26 januari plaats.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.