Medewerker Bestuurssecretariaat

• Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda, het aannemen van de telefoon en het ontvangen van bezoek.
• Je bereidt de afspraken van de bestuurder voor.
• Je zet acties uit binnen de organisatie.
• Je verzorgt de post- en e-mailbehandeling en indien nodig draag je zorg voor de verslaglegging van vergaderingen.
• Je  functioneert als achtervang voor andere collega’s in dezelfde functie.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Stadsdeel West is één van de dichtstbevolkte stadsdelen van Amsterdam: zo'n 148.000 bewoners met meer dan honderd verschillende nationaliteiten. Sinds 1 januari 2015 bestaat West uit de gebieden Westerpark, Bos en Lommer en Oud-West /De Baarsjes. De variatie is groot: binnen West vind je zowel de armste als een van de rijkste buurten van Amsterdam. Een steeds belangrijker thema is de toenemende drukte, met name in de buurten die grenzen aan het centrum, die kansen maar ook uitdagingen brengt. De organisatie is op uitvoering gericht, staat middenin de wijk en onderhoudt nauwe banden met buurtorganisaties, bewoners en ondernemers.

Je maakt deel uit van het team Bestuurs- en managementondersteuning. Dit team is verantwoordelijk voor woordvoering, bestuursadvisering en de brede ondersteuning en secretariële ondersteuning van het dagelijks bestuur, de stadsdeelcommissie  en het managementteam van stadsdeel West. In totaal telt het team zestien medewerkers. Het dagelijks bestuur neemt lokale beslissingen die raken aan de leefbaarheid in het stadsdeel. Omdat de taken van de medewerkers met enige regelmaat worden beïnvloed door actuele gebeurtenissen, is het van belang dat de medewerkers flexibel zijn. Ook is het belangrijk dat zij zich goed kunnen inleven in de verschillende belangen die rondom een vraagstuk kunnen spelen.

Voor de functie van medewerker bestuurssecretariaat beschik je over:

• Afgeronde mbo-opleiding (officemanagement).
• Minimaal 3 jaar ervaring in complexe secretariële ondersteuning.
• Minimaal 3 jaar ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving in een lokale overheidsorganisatie.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Je bent een kei in plannen en houdt goed het overzicht in complexe agenda's.
• Klantgerichtheid: Je hebt een open houding, kunt goed luisteren en bent geduldig.
• Samenwerken: Je bent in staat je werk zelfstandig uit te voeren maar tegelijkertijd ben je een echte teamspeler. Je weet de verbinding te maken met collega’s in de organisatie.
• Stressbestendig: Ook onder druk houd je overzicht en blijf je kalm en accuraat.

Als medewerker bestuurssecretariaat kom je ons 32-36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden:

• Een bruto maandsalaris van € 3.014,- tot € 4.244,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden, als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer wanneer je reist met het openbaar vervoer, €0,15 wanneer je reist met de fiets of lopend en €0,10 wanneer je met de auto reist. Er geldt een maximum van 45 kilometer per enkele reisafstand.
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt. 
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele werktelefoon en werklaptop.
• Je werkplek is aan het Bos en Lommerplein, middenin het bruisende en groene Bos en Lommer, vlakbij bus, tram en metro. Het stadsdeelkantoor beschikt over een kolfruimte, gebedsruimte en meditatieruimte.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregeling Gemeente Amsterdam (PGA).  

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we je sollicitatie graag uiterlijk sluitingsdatum 21 mei via de ‘direct solliciteren’ button.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Wij ontvangen graag je motivatiebrief, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit minimaal 3 selectierondes, namelijk een sollicitatiegesprek, een kennismaking met de bestuurder en een arbeidsvoorwaardengesprek.
• Sluit je cv aan op de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden fysiek  plaats op datum, op onze kantoorlocatie aan het Bos en Lommerplein 250 te Amsterdam.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

 Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.