Medewerker Bestuurssecretariaat

• Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de agenda, het aannemen van de telefoon en het ontvangen van bezoek;
• Je bereidt de afspraken van de bestuurder voor;
• Je zet acties uit binnen de organisatie; je kunt hierbij denken aan organisatorische acties, van het reserveren van ruimten en deze in een bepaalde setting inrichten tot het aanleveren van middelen;
• Je verzorgt de post- en e-mailbehandeling en indien nodig draag je zorg voor de verslaglegging van vergaderingen;
• Je functioneert als achtervang voor andere collega’s in dezelfde functie.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Amsterdam Nieuw-West is een van de zeven stadsdelen van Amsterdam. Stadsdeel Nieuw-West is met 170.000 inwoners het grootste stadsdeel van Amsterdam. De aanwezigheid van ruim 160 nationaliteiten karakteriseert de rijke verscheidenheid van onze inwoners. Werken voor Nieuw-West betekent werken in een organisatie waarin iedereen de kans krijgt zijn/haar/hun eigenheid, creativiteit en verantwoordelijkheidsgevoel tot zijn recht te laten komen.

Het stadsdeel is volop in ontwikkeling en heeft een grote, meerjarige opgave om de levensomstandigheden van bewoners te verbeteren. Deze ontwikkelingen zijn ook merkbaar in de interne organisatie. Wij zijn als collega’s ook in ontwikkeling. We richten ons op de toekomstbestendigheid van het stadsdeel.

Vanuit de stadsdeelorganisatie leveren we een belangrijke bijdrage aan het Nationaal Programma Samen Nieuw-West. Jongeren uit Nieuw-West groeien vaker op in een omgeving met armoede, criminaliteit, discriminatie en kansenongelijkheid dan jongeren uit de rest van Amsterdam. Een alliantie van overheden, maatschappelijke organisaties, bewoners en ondernemers werkt voor ruim 20 jaar samen aan het oplossen van deze problemen. Dit met als doel dat iedereen in Nieuw-West fijn kan wonen en leven met gelijke kansen, nu en in de toekomst.

Je maakt deel uit van het team bestuurs- en managementondersteuning en IAV. Dit team is verantwoordelijk voor woordvoering, bestuursadvisering en de brede secretariële ondersteuning van het dagelijks bestuur, de stadsdeelcommissie  en het managementteam van stadsdeel Nieuw-West. Het dagelijks bestuur neemt lokale beslissingen die raken aan de leefbaarheid in het stadsdeel. Omdat de taken van de medewerkers met enige regelmaat worden beïnvloed door actuele gebeurtenissen, is het van belang dat de medewerkers flexibel zijn. Ook is het belangrijk dat zij zich goed kunnen inleven in de verschillende belangen die rondom een vraagstuk kunnen spelen.

Voor de functie van medewerker bestuurssecretariaat beschik je over:

• Afgeronde mbo-opleiding. Het liefst in de richting van officemanagement;
• Minimaal 2 jaar ervaring met administratieve- en secretariële ondersteuning;
• Minimaal 2 jaar ervaring met het werken in een politiek-bestuurlijke omgeving binnen een (lokale) overheidsorganisatie.

  Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Je bent een kei in plannen en houdt goed het overzicht in complexe agenda's.
• Klantgerichtheid: Je hebt een open houding, kunt goed luisteren en bent geduldig.
• Samenwerken: Je bent in staat je werk zelfstandig uit te voeren maar tegelijkertijd ben je een echte teamspeler. Je weet de verbinding te maken met collega’s in de organisatie.
• Stressbestendig: Ook onder druk houd je overzicht en blijf je kalm en accuraat. Je kan daarnaast goed omgaan met ad hoc wijzingen in planningen en weet dit tot een succes te laten verlopen.

Als medewerker bestuurssecretariaat kom je ons 32-36 uur per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden:

• Een bruto maandsalaris van € 3.014,- tot € 4.244,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van  12 maanden, als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer wanneer je reist met het openbaar vervoer, €0,15 wanneer je reist met de fiets of lopend en €0,10 wanneer je met de auto reist. Er geldt een maximum van 45 kilometer per enkele reisafstand.
• Een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt. 
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. We bieden (thuis)werkmiddelen aan om je werkplek veilig en gezond in te richten.
• Een mobiele werktelefoon en werklaptop.
• Je werkplek is in het vernieuwde tuinstadshuis gevestigd op het bruisende plein 40-45 te Amsterdam.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we je sollicitatie graag uiterlijk 10 mei via de ‘direct solliciteren’ button.
• Deze vacature staat gelijktijdig intern en extern uit. Medewerkers van de gemeente Amsterdam hebben voorrang in de procedure.
• Wij ontvangen graag je motivatiebrief, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure.
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit minimaal 3 selectierondes, namelijk een sollicitatiegesprek, een kennismaking met de bestuurder en een arbeidsvoorwaardengesprek
• Sluit je cv aan op de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• De gesprekken vinden fysiek plaats in de week van 13 mei, op onze kantoorlocatie aan het Plein 40-45, 1064 SW te Amsterdam.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.