Ondersteuner bestuurlijke zaken

• Je signaleert kansen en brengt deze kansen onder de aandacht van de adviseurs bestuurlijke zaken.
• Je zorgt dat alle bestuurlijke stukken op tijd in iBabs staan.
• Je stelt agenda’s op voor overleggen en maakt besluitenlijsten.
• Je beheert de centrale mailbox van V&ORen beantwoordt vragen over het bestuurlijk proces.
• Je zorgt dat informatie en besluitenlijsten makkelijk vindbaar zijn voor collega’s.
• Je controleert of stukken compleet zijn en voldoen aan de juiste vorm.
• Je bewaakt het overzicht in procedures, deadlines en acties.
• Je herinnert collega’s aan afspraken en houdt de voortgang in de gaten.
• Je zet raadsinstrumenten en vragen van inwoners of raadsleden uit bij de juiste collega’s.
• Je bent het aanspreekpunt voor collega’s over bestuurlijke processen.
• Je werkt met systemen zoals Andreas en iBabs en houdt alles goed bij.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Werken voor Amsterdam betekent werken voor ruim 900.000 Amsterdammers. We zorgen ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers. Werken voor Amsterdam doen we met zo'n 19.000 verschillende collega's, die zichzelf steeds weer uitdagen en zich ontwikkelen, om samen met de Amsterdammers het beste voor de stad te doen. Samen, met trots en vooral met hart voor de stad.

 De directie Verkeer & Openbare Ruimte (V&OR) is verantwoordelijk voor het functioneren van de openbare ruimte nu, straks en later, en draagt de zorg voor de bereikbaarheid, de veiligheid, de leefbaarheid en de kwaliteit van de publieke ruimte in Amsterdam. Bij V&OR werken zo’n 750 collega’s.

Je werkt bij de afdeling Bedrijfsvoering van Verkeer & Openbare Ruimte (V&OR). Binnen het team Bestuurlijke, Juridische zaken & processen ondersteun en adviseer jij de lijnafdelingen van V&OR bij een goede en tijdige besluitvorming.

In het team werken onder andere zes bestuursadviseurs met wie jij nauw samenwerkt.

Voor deze functie Bestuurs-ondersteuner beschik je over:

• Je hebt een afgeronde MBO- opleiding (niveau 4)
• Je hebt werkervaring met procedurele taken en de administratieve afhandeling binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt kennis van (gemeentelijke)besluitvormingsprocessen.
• Je bent bekend met digitale systemen (iBabs, MS Teams) en kan je nieuwe systemen zoals Andreas (het Amsterdamse systeem voor bestuurlijke besluitvorming) snel eigen maken

Aan competenties breng je mee:

Plannen: Je werkt met duidelijke deadlines. Jij zorgt dat agenda’s op tijd klaar zijn, stukken compleet zijn en collega’s weten wat ze moeten doen. Zo loopt alles soepel en zonder stress.

Stressbestendig: Als het druk is, blijf jij rustig. Komt er onverwacht iets tussendoor? Geen probleem. Jij schakelt snel en blijft het overzicht houden.

Klantgericht werken: Je denkt mee met collega’s en bestuurders. Jij snapt wat ze nodig hebben en zorgt dat ze snel en duidelijk antwoord krijgen. Zo voelen mensen zich geholpen en gehoord.

Samenwerken: Je werkt graag met anderen. Collega’s kunnen op je rekenen, en jij helpt waar nodig. Je denkt mee, deelt informatie en houdt contact.

Als Bestuurs-ondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.426,- tot € 4.908,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.  
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. 
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. 
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

• Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we jouw sollicitatie graag uiterlijk 23 juli via de ‘direct solliciteren’ button.
• Wij ontvangen graag je motivatie, waarin je in maximaal 1 A4 pagina toelicht waarom jouw werkervaring en competenties aansluiten bij deze functie. Je motivatie wordt meegewogen tijdens de selectieprocedure
• De selectieprocedure start meteen na de sluitingstermijn en bestaat uit maximaal 2 selectierondes.
• Sluit jouw cv aan bij de functie-eisen, dan nodigen we je graag uit voor een sollicitatiegesprek.
• Je krijgt uiterlijk 30 juli een terugkoppeling over jouw sollicitatie.
• Vanwege de zomervakantie vinden de gesprekken wat later plaats, namelijk op 26 augustus, 28 augustus en 4 september. We vragen hiervoor je begrip.
• Van elke collega die ons komt versterken vragen wij een recente Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Ongevraagde acquisitie door bemiddelingsbureaus stellen we niet op prijs en kan leiden tot uitsluiting bij onze andere wervingsacties. Ook het ongevraagd sturen van cv’s door bureaus aan onze medewerkers zien we als acquisitie. Deze cv’s nemen we niet in behandeling.